2019.01.30 Wed

「生産性向上」「働き方改革」企業課題解決のシステムとは

皆様、こんにちは
ジーニアスウェブ上野です。

ウィーン・ヨハン・シュトラウス管弦楽団のニューイヤーコンサートを
聴いて参りました。クラシックに対して厳かなイメージを抱いていた
私のイメージを良い意味で壊してもらいました。
時折見せるコミカルな演奏に楽しませて頂きました。
宮崎の感想は「緑、水が美味しい」との事でした。

全員が別団体で活動、演奏旅行、収録の時のみ招集されるようです。
カッコいいですね。また宮崎にお越しください。

ここからが本題になります。
現在、社内で抱える課題にこれから挙げる物は入っていますか?

・労働力不足からくる生産性の低下
・事務作業を減らして実作業に充てる時間を確保したい
・膨大なデータの取り扱いに限界を感じている。

思い当たる内容があった方へ、
今回はこれらの企業課題解決に一役買うG-suiteについて
前後編に渡ってご紹介させて頂きます。

前編 概要・機能紹介 【本記事】
後編 社内導入手順

こちらの紹介記事から関心を持って頂き
導入のご検討を頂ければ幸いです。

G-suiteとは

Googleが提供する企業や組織のネットワークを活用した
情報共有のためのシステムです。グループウェアの一種です。

これだけの機能が用意されています。

導入のメリット

インターネット上で全てのサービスを利用可能かつ、
作業を完結させることが出来ます。
(オフラインで作業可能な物もあります)

導入の費用と工数が低い

・インターネットの環境
・PC、スマートフォン
・費用

上記の物があれば利用可能になります。
専用の機器の購入が必要なのではと思われがちですが不要です。

どんな使い方ができるのか

導入後、実際にどのように使っているのか
参考までに、弊社での運用例をご紹介致します。

【Googleドライブ】
ファイル形式の指定が無いことから
あらゆるデータを保管することが出来ます。
他ユーザーと閲覧、共同編集ができるため、
データ圧縮、添付ファイルのメールを送る手間から解放されます。

【スプレッドシート スライド】
基本的な部分はofficeツールのものと同じです。
大きく違う点として、

・閲覧者全員が常に最新の情報を確認できる。
・共同編集が可能
・ソフトのインストールが不要

これらの要素があります。
個人的には「自動保存機能」がついている所も気に入っています。
PC本体にデータを保存するわけではないため
本体の故障=データが消える心配もいりません。

【ハングドアウト Meet】
オンライン会議の際には欠かせない機能です。
クライアント様との会議、大阪-宮崎オフィス間のやり取りで使用します。
画面共有やチャットなど、一般的なビデオ会議の機能は備わっています。
カレンダーと連携させることで会議開始までがスムーズに行えます。

【Googleカレンダー】
お客様との日程調整、スタッフの空き状況などスケジュール管理目的で
使用しています。同期を行うことで自分以外のカレンダーも確認・操作できます。

おわりに

いかがでしょうか?
社内で改善したい業務と、G-suiteのサービスを照らし合わせた時に
減らせる業務が見つかったのではないでしょうか
工数削減はもちろん、整合性や管理の取れているデータによって
人的ミスの減少も見込めるのではないでしょうか。

次回は導入の手順についてご紹介させて頂きます。

WRITERこの記事を書いた人

野田

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